Document At Work

dw is een gebruikersvereniging voor documentmanagement en contentmanagement, een forum voor kennisdeling over het procesmatig verwerken van documenten in de vorm van oplossingen, systemen, diensten en technologieën. De doelgroep bestaat uit individuele leden zoals DIV-functionarissen, beleidsmedewerkers, informatiemanager, documentmanagers en leveranciers.

dw werkt federatief samen met BelAIIM en daarnaast zoekt ze samenwerking met de NVBA, Xplor en RMC om informatie uit te wisselen, activiteiten af te stemmen en gezamenlijke initiatieven te ontplooien. Samen met anderen wil ze toegevoegde waarde leveren voor haar doelgroep.
De vereniging ziet een stagnatie in individuele leden en wil meer een community zijn. De website wordt gebruikt als interactief middel richting de community. Er zit groei in de leveranciersleden van waaruit meer initiatief wordt verwacht bijvoorbeeld van de gebruikersvereniging van HP, Intrex. De toekomst ziet er voor dw als volgt uit:

• De techniek wordt meer ondergeschikt;
• De doelgroep verschuift richting beleidsbeïnvloeders en middelmanagers;
• De website wordt ingezet om op de informatiebehoefte van de achterban in te spelen;
• Gerichte sponsoring via de leveranciers;
• De meerwaarde wordt gezocht in de samenwerking.

NVBA: Netwerk voor Bedrijfsmatig Archiveren

De NVBA richt zich op mensen werkzaam in het bedrijfsleven, verenigingen, stichtingen en overheidsdiensten die niet onder de archiefwet vallen. Het werkveld is de documentaire informatievoorziening en documentaire informatiesystemen. Ze bestaan bijna 60 jaar en haar 300 leden zitten in alle lagen van de organisatie.
Twee keer per jaar wordt er een seminar gehouden en er zijn inhoudelijke middagen, al dan niet in regio’s. Via haar nieuwbrief E-zine wordt met de leden gecommuniceerd. Via de website is er voor de leden een ‘vraagbaak-functie’. De vereniging heeft ook zogenaamde sponsor- en bedrijfslidmaatschappen. Ze heeft tot doel kennisbevordering onder de leden.

Toekomstvisie NVBA

Eén van de vragen waar de vereniging een antwoord op zal geven de komende twee jaar is de vraag of de “functie” van bedrijfsarchivaris/DIV-er zoals we die tot voor kort kenden zal blijven bestaan?

Het antwoord daarop is tweeledig:
Ja, er zal behoefte blijven aan een “informatiewerker“ die vooral de regiefunctie, t.a.v. het optimaliseren van het documentenbeheer in relatie tot de bedrijfsprocessen, op zich neemt.

Training  en advisering van zowel directie als eindgebruikers worden daarbij belangrijke activiteiten. Goede contactuele eigenschappen en adviesvaardigheden worden van vitaal belang.

Nee, om al deze rollen waar te kunnen maken blijft de functie tegelijkertijd dus niet meer zoals het was.

De nieuwe positionering zal door menigeen de komende jaren veroverd moeten worden, waarbij concurrentie van de IT functie en uitbesteding van een aantal taken op zowel uitvoerend- als tactisch niveau voor de werkgever serieuze te nemen opties kunnen zijn. Daarmee verdwijnen die taken dus niet, maar ze worden niet meer met eigen staf ingevuld. Idealiter zou er op strategisch niveau in de organisatie iemand moeten zijn die “dit alles” in portefeuille heeft. Het adviseren van deze manager (als je dat zelf niet bent) is een kerntaak.

De transformatie van een voornamelijk op papieren documenten gebaseerde informatiehuishouding naar een vooral digitale werkomgeving is natuurlijk al enige tijd aan de gang, met de daarbij horende verscheidenheid aan functiebenamingen. Die naamgeving is afhankelijk van de positie in het ontwikkelingsproces, die de instelling waar men werkzaam is op dit moment heeft (of wil hebben).

Lees meer in het NVBA Beleidsplan 2007-2009

OZO: Orde op Zaken; Zaken op Orde.

Zie elders op deze website.