Doel

In toenemende mate is overheidsinformatie digitaal gevormd. Een hele markt van systemen voor het beheren van digitale informatie binnen de organisatie is ontstaan. Veel organisaties slaan bestanden digitaal op in een Document Management Systeem (DMS), al of niet voorzien van een Record Management Applicatie (RMA).

Is hiermee voorzien in digitale duurzaamheid? Hoe zit het met het behoud van presenteerbaarheid, betrouwbaarheid, integriteit en authenticiteit van digitale bestanden? Kunnen digitale bestanden op termijn uit het DMS/ RMA geëxporteerd worden en overgedragen worden naar een e-depot van een archiefinstelling voor blijvende bewaring? De website van Kenniscentrum Electronische Overheid toont een overzicht van de meest courante Document Management Systemen en Record Management Applicaties.

Doel van de resultaatgroep E-depot is helderheid te verschaffen over de beperkingen van de op de markt zijnde producten voor digitale archivering en uit te leggen waarom naast een DMS/RMA een e-depot nodig is voor permanent te bewaren documenten.

Middelen, aanpak

In 2004 zijn softwarespecificaties ten behoeve van Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO) vastgesteld. ReMANO bevat de specificaties voor een digitaal archiefbeheerssysteem om archief (ongeacht de drager) te beheren. Tevens ontwikkelt NEN de Nederlandse norm voor Record Management Applicaties, gebaseerd op ReMANO en het Kernmodel van ministeries.

Het e-depot van het Gemeentearchief Rotterdam wordt als casus gebruikt. Dit e-depot gaat uit van de strategie van migratie naar een duurzaam formaat; het e-depot slaat het oorspronkelijke formaat op mét het naar een duurzaam formaat (XML) gemigreerde document. Wat betekent de strategie van migratie voor de aanlevering van bestanden vanuit de archiefvormer? Welke voorschriften kunnen aan de archiefvormer richting geven?

De resultaatgroep onderzoekt ReMANO en – zodra beschikbaar - de NEN-norm op duurzaamheidsaspecten. Vervolgens stelt de resultaatgroep eisen op die aan een Record Management Applicatie gesteld moeten worden om opname in een e-depot mogelijk te maken. In eerste instantie onderzoekt de resultaatgroep de wijze waarop eenvoudige (tekst) documenten in bulkhoeveelheid uit het DMS/ RMA te exporteren zijn en te importeren in het e-depot.

Resultaat

De resultaatgroep E-depot rapporteert aan het bestuur van de RMC en zal in het voorjaar van 2006 een artikel publiceren (bijvoorbeeld in vakblad als OD) uitgeven onder de werktitel: ‘DMS, RMA, duurzaamheid met een e-depot’. Mogelijk ook een presentatie.